员工离职管理规定

1. 目的

为了规范劳动关系双方（即企业与员工）的行为，保障劳动关系双方的权益，维护稳定和谐的劳动关系，促使企业稳定运行，根据《劳动法》和相关法律法规的规定，制定本规定。

2. 适用范围

适用于员工的离职管理。

3. 术语和定义

1、 合同终止

是指公司与员工在劳动合同（以下简称合同）期满或约定的合同终止条件成立时，终止合同关系的行为，主要指合同到期不续签、退休两种情况。

2、 合同解除

指劳动合同订立后，尚未完全履行以前，由于某种原因导致合同一方或双方提前终止劳动关系的行为，包括个人辞职及公司辞退两种情况。

3、 个人辞职

员工主动提出与公司终止或不再续签劳动合同的离职，包括自愿辞职、擅自离职等。

4、 公司辞退

公司按相关规定解除合约辞退员工的行为，包括试用期内解除合同等。

4. 职责

4.1. 人力资源部

1、 及时了解员工的工作表现，提出相关建议；

2、 审核离职申请和建议，具体经办相关职位离职审批、面谈等过程；

3、 负责通知员工办理离职手续；

4、 协助财务部与员工结算薪金等；

5、 档案转出、停购保险。

4.2. 财务部

1、 办理报销清欠事宜，结算工资。

4.3. 用人部门经理

1、 负责指定人员与离职人员进行工作交接；

2、 及时采取商业秘密保密措施。

4.4. 分管副总/总监

1、 审核相关职位离职申请。

4.5. 行政副总/总经理

1、 负责相关职位离职审核、审批；

2、 负责相关职位离职面谈。

5. 管理规定

5.1. 合同终止

5.1.1. 合同到期不续的情况

1、 合同到期，公司提出不再续签合同时，由人力资源部向员工发出终止通知，并办理合同终止的相关手续。员工提出不再续签合同时，应在接到人力资源部的合同续签通知5日内以书面形式反馈。合同另有约定的，按约定条款办理。

2、 人力资源部须在合同到期前5日内完成员工合同续签考评和审批。

5.1.2. 员工退休：

1、 员工正常退休的，人力资源部提前一个月发出通知，员工在接到退休通知5日内，将相关资料交至人力资源部办理退休手续；提前退休的，员工提出书面申请，提交相关资料至人力资源部，人力资源部按规定呈报政府相关部门办理审批手续。

2、 退休福利待遇按国家、地方有关规定执行。

3、 人力资源部每年12月底前将公司下一年度到达退休年龄的人员名单通知其所在部 门，部门据此提前考虑工作和人员安排。

5.2. 合同解除

5.2.1. 员工辞职的情况

1、 拟离职员工递交离职申请书

a） 员工在劳动合同有效期内提出辞职的，应当提前三十日以书面形式通知人力资源部。

b） 在试用期内，公司与员工均无需提前预告解除劳动关系。

2、 按员工所属职位类别审批办理，权限规定如下：

a） 副总经理、总监职位：离职申请可直接交到公司总经理处，由公司总经理审核，报董事长（根据需要作面谈后）审批；

b） 部门经理（副经理、经理助理）：离职申请首先由分管副总/总监，交人力资源部与拟离职员工进行离职面谈，了解其真实想法并记录相关内容到《员工离职面谈记录》，由行政副总审核，总经理审批；

c） 基本员工：离职申请首先由部门经理、分管副总/总监审核，交人力资源部与拟离职员工进行离职面谈，了解其真实想法并记录相关内容到《员工离职面谈记录》，由行政副总审核，总经理审批；

d） 审批通过后，人力资源部根据需要，与批准离职的中高层及核心员工再次进行面谈，了解其对公司工作的看法和建议；

e） 在审核过程中，用人部门经理或分管副总/总监、其他相关领导可与拟离职员工进行面谈，优秀员工或业务能力突出的员工应当尽量予以挽留；

f） 经审批同意后，员工到人力资源部办理离职手续。未经批准同意离职前，员工须继续工作，且不得以任何理由旷工，否则按相关规定办理；

g） 擅自离职是指员工未递交辞职申请就擅自离岗、或员工辞职申请未经批准就擅自离岗、或员工辞职申请虽获批准但未履行完毕离职手续就擅自离岗的情况。擅自离职按《员工奖罚制度》作除名处理并承担违约责任，造成经济损失的，公司有权提出赔偿要求。

3、 员工离职的其他规定

员工合同期内提出辞职，应按规定时间和规定流程递交书面辞职申请，公司在5日内做出同意、不同意或暂缓待审议的答复；做出同意辞职答复的应明确离职时间、交接要求等。

5.2.2. 公司辞退、终止合约的情况

1、 公司有权对以下情况之一者，即时解除劳动合同，而无需事先通知员工，亦无需提供任何补偿：

a） 试用期内，不符合录用条件的；

b） 严重违反公司管理制度、规定和职务行为规范；

c） 被依法追究刑事责任的；

d） 严重失职，对公司利益造成重大损失的。

2、 对有下列情形之一者，公司可以解除劳动合同，但应当提前三十日以书面形式通知员工本人：

a） 员工患病或非因工受伤，医疗期满后不能从事原工作也不能从事由公司另行安排的工作的；

b） 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；

c） 劳动合同订立所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经当事人协商不/85//85/85//85能就变更劳动合同达成一致协议的；

d） 公司经营困难发生经济性裁员的；

e） 合同期满，公司或个人任何一方决定不再续约的。

5.2.3. 公司辞退、终止合约按员工所属层级审批办理，权限规定如下：

1、 副总、总监职位：由总经理提请，经董事长审批同意后，根据需要由人力资源部负责离职面谈，并记录到《员工离职面谈记录》；

2、 部门经理（副经理、经理助理）：由总经理提请，或用人部门分管副总/总监提请，总经理审批通过后，根据需要由人力资源部负责与该员工进行离职面谈，并记录到《员工离职面谈记录》；

3、 基层员工：由用人部门经理（对普通员工）提请，由人力资源部进行调查核实，总经理审批通过后，根据需要由人力资源部进行离职面谈，并记录到《员工离职面谈记录》。

5.2.4. 经审批同意后，员工到人力资源部办理离职手续。未经批准同意离职前，员工须继续工作，且不得以任何理由旷工，否则按相关规定办理。

5.3. 离职面谈内容

离职面谈参照以下内容：

1、 请问你为什么会申请离职？薪资问题是否是你这次离职的主要原因吗？

2、 你认为公司提供给你现在的职位合理吗？

3、 你喜欢你在公司的工作吗？

4、 你即将所从事的工作是否是你希望的，如果不是，二者的区别在哪里？

5、 你认为你在公司的职位与你的能力相当吗？如果不是，请给出具体原因；

6、 你认为可以改善你现在的工作吗，如果不能改善，困难在哪里？

7、 你工作中最喜欢的工作职责是什么？最不喜欢的工作职责是什么？为什么？

8、 你决定离开本公司的因素为何？

9、 哪一项因素的改变可能会让你改变想法，愿意再留下来？

10、 你认为公司在哪些措施方面可以改善，可能会产生哪些不一样的结果呢？

11、 你认为本公司提供你什么样的成长机会？

5.4. 离职手续办理

5.4.1. 审批通过后，由人力资源部通知该员工办理离职。

5.4.2. 离职员工领取《员工离职手续表》，并按照该表办理离职手续。

5.4.3. 手续办理

1、 人力资源部根据离职原因填写《解除劳动合同审批表》，由用人部门和分管副总/总监签署意见，报人力资源部经理审核、行政副总审核、总经理审批。

2、 由用人部门经理指定交接人办理工作交接，或由其他人员兼任，填写《工作交接单》；移交时限最长不得超过7天，中层以上人员原则上不得超过15天。

3、 高层管理人员和部门第一负责人离职，须公司按《审计管理制度》进行离职审计事宜。

4、 员工到综合办公室办理固定资产、办公用品、设备、借阅资料移交清档事宜。

5、 员工到财务部办理报销清欠事宜。

6、 员工到人力资源部办理各类物品与文件移交。

7、 人力资源部负责按劳动合同办理员工离职各项费用。

8、 确认完成以上事项完成后由行政副总签字确认。

9、 员工到财务部凭经行政副总签字确认的《员工离职手续表》领取结算工资及其他款项。财务部保留《员工离职手续表》复印件。

10、 人力资源部负责员工档案更新。

5.4.4. 离职相关规定

1、 员工离职手续由离职者本人亲自办理，遇重病或其它特殊原因不能亲自办理时可委托其他人员代为办理，但责任仍由移交人负责；

2、 各级审核人要把好离职移交的审核审批关，人员离职后发现物品、资料或财务事项；有亏欠未清的，相关人员负连带责任；

3、 离职者不按规定办理移交或毁损、删除电脑资料、藏匿、偷窃公司资料，按《员工奖罚制度》处理；

4、 员工离职（不含退休）工资福利结算

a） 离职者各类移交手续办妥后，由人力资源部进行工资、保险清算；

b） 离职者领取工资、享受福利待遇的截止日为人力资源部规定的移交手续结束日；

c） 离职者最后一个月工资按日计算；

d） 社会统筹保险计算：15日之前离职，公司不承担半月统筹保险费用；15日之后离职，公司承担全月统筹保险费用。

5、 离职者根据劳动合同、协议书及法律法规规定，享受或承担补偿金、违约金；违纪、被辞退员工须按《员工奖罚制度》交纳罚金。

6. 相关文件

6.1. 《劳动合同管理规定》

6.2. 《员工薪职异动管理规定》

6.3. 《员工奖罚制度》

6.4. 《审计管理制度》

7. 附件及表单

7.1. 《解除劳动合同审批表》

7.2. 《工作交接单》

7.3. 《员工离职手续表》

7.4 《员工离职面谈记录》