人事档案管理制度

第一条 为规范人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，更有效地保护和利用人事档案资源，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 人事档案管理是人力资源管理基础性工作，包括人事档案资料的收集、分类、保管、综合利用、转移、查阅、销毁等工作。

第三条 综合部是公司人事档案管理的责任部门，必须落实专人负责人事档案管理工作。

第四条 人事档案内容存储分为文本案卷储存和计算机储存并行的两种方式，存储内容须保持完全一致。

第五条 员工档案内容包括入职档案、在职档案、离职档案。

（一）入职档案材料

1、《应聘登记表》；

2、《录用通知书》；

3、《员工基本信息登记表》；

4、身份证明复印件；

5、学历证明（毕业证书、学位证书）复印件；

6、职称证书、职业资格证书、其他培训结业证书等材料复印件；

7、与原单位解除劳动关系的证明文件；

8、《解除（终止）劳动关系备案表》原件（原单位提供）；

9、一寸免冠照片；

10、工资卡复印件（写明开户行）。

11、劳动（劳务）合同。

12、党员组织关系材料。

（二）在职档案材料

1、入职档案材料；

2、定岗定薪审批材料；

3、岗位调整、薪酬调整、绩效考核材料；

4、培训、奖惩或其他记录在公司内部发展轨迹的材料。

（三）离职档案材料

1、入职档案材料；

2、在职档案材料；

3、离职申请书；

4、离职审批材料；

5、离职工作交接表；

6、解除劳动关系相关资料。

第六条 员工人事档案实行一人一个档案袋统一编号管理，编号一旦确定后不得更改。

第七条 人事档案须建立档案目录。补充资料时档案管理员应及时记录材料名称和有关内容。

第八条 在职员工姓名、户籍、学历、职称、居住地、婚姻、岗位等基本信息发生变化，档案管理员应完整收集，及时更新。

第九条 新录用员工，应在办理入职手续的同时建立新员工档案。内部调动或离职员工，应在调动或离职手续办理的同时完成档案转移或归类。

第十条 查阅人事档案须由查阅人提出申请，注明查阅对象、事由等，经所在部门负责人审核，综合部负责人批准后进行。查阅人须正确使用档案，切实维护档案的完整与安全，不得私自将档案拆卸、调换、涂改、复制、遗失；严格遵守保密规定，不得随意向他人泄露档案内容，造成不良影响须承担泄密责任。因工作需要在人事档案中提取材料的，必须经综合部负责人批准同意后方可复制有关内容。

第十一条 原则上员工档案一律不予外借，特殊情况需要借出使用，由借用人提出书面申请，经综合部负责人审核，本单位负责人审批后方可借出，使用后按期归还。

第十二条 员工工作调动、退休等劳动关系发生变化，应及时办理档案转移手续，确保档案的完整和安全。转出的人事档案，档案管理员须认真清理并登记，填写转移通知单，注明转出时间和事由，并更新档案目录。转出的人事档案，应包装密封，加盖部门印章并指定专人递送，不得由员工本人自带。接收单位人事档案管理员接收转入的人事档案时，应认真核对档案目录反映的档案材料内容和份数，确认无误后纳入本单位员工档案管理。

第十三条 离职人员档案需单独存档，原则上离职员工档案保存期限不低于三年，高管及核心技术人员人事档案需长期保存。超过档案保管期限需进行档案销毁时，必须经综合部和公司负责人批准后才能进行。

第十四条 人事档案管理员的岗位变动时，综合部应安排对人事档案进行清理，由新的档案管理员接手管理，并办理书面交接手续。

第十五条 本制度由综合部负责制定及解释，公司党支部委员会同意后执行。