通知是《党政机关公文处理工作条例》规定的15个法定文种之一，制作和处理一直对人们感兴趣，在使用过程中也经常出现这种问题。最近，笔者被邀请到一个部队进行有关公文书写和处理的讲座，翻阅该部门历年《文件汇编》，发现在每份通知的末尾都“特别通知”。那么这个方法正确吗？如果不合适或不正确，该怎么办？

一、标明“特别通知”的目的和意义

“特此通知”和“此命令”、“此通告”、“指示”、“特此答复”、“特此答复”、“请认真贯彻执行”，如果上述意见不妥当，请批准各地区执行。一个没有实际意义。例如，信中与“谢谢”一起使用的“敬礼”只是喜庆。一个有实际意义，如公文的结束语、表达愿望、提出要求或重复强调。

通知中使用“特别通知”的结束语一般起以下作用。

第一，表示重视。发文机关在叙述正文内容后郑重以“特此通知”结束全文，说明通知事项非常重要，发文机关非常重视。这也是公文严肃和严肃的表现。二是表示强调。《现代汉语词典》对此的解释是：“公文、信函用语、某事特别在此表示通知、公告、通知等。”通知以“特此通知”结束，不仅表明发文机关非常重视，还意味着特别关注水文对象，认真贯彻通知事项。第三，写作结构的必要性。公文的结尾要求简明扼要，意思结束后立即停止，注意开始和呼应。约定的风俗、形式固定的公文专用语，这种正式的结尾方式正是公文结尾的常见形式。如果有“特此通知”，即使通知有“结束”，文本也将结构性地完成。

二、使用“特此通知”时常见的问题

“特此通知”在实际公文活动中主要存在以下问题。一个是滥用。和笔者看到的那个单位一样，所有通知都使用“特别通知”，这里极少数人可能合适，大多数是不必要的。第二个是位置错误。有些人在正文后面下一段的顶部位置，有些人在正文后面下一段的中间位置或右侧位置，有些人在发文机关名称和城门日期的正上方。第三，标点符号使用不当。特此通知。“之后到底不用标点符号，学术界争论很大，众说纷纭，造成了实际使用中的严重混乱。有些使用标点符号，有些不使用标点符号。大卫亚设，Northern Exposure(美国电视报道)有些用句号，有些用感叹号。有些甚至用黑体突出。

三、正确使用“特此通知”

那么，“特别通知”究竟该如何使用呢？这里要澄清以下几个问题。

第一，什么情况下要使用，什么情况下不需要使用。简明扼要，精炼准确，这是公文写作的基本要求。因此，“特此通知”的使用必须遵循这样的原则。能用就不行，能用得少就用得少。一般来说，在以下情况下不需要使用“特别通知”:

1.通常不用于交付通知书。这里主要是指发送、传递文件的通知和发行、相关规定、文件的通知。这种通知直截了当，直奔主题，说完话，所以不必赘述。例如：

国务院

《国务院工作规则》发布通知

国发[2013] 16号

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部门、各直属机构：

《国务院工作规则》已通过2013年3月20日举行的国务院第一次全体会议，目前正在印发。

国务院

2013年3月23日

2.正文开头已经写道：“现在.情况通知如下。"上面写着。这主要是为了避免前后重复，同时为了使文章看起来简明扼要，接受了文药，取得了丰硕的效果。通知中，这种情况占绝大多数，所以绝大多数通知不需要写特定的结论。例如《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》(国发[2013] 17号)

通知本身已有最后部分。通知的结束语除了使用专用术语“特别通知”外，还经常使用以下三种写法。(1)总结仪式结束：总结全文内容，加深观点，加深读者印象。(2)希望式结束：呼吁、希望、未来展望、动机(3)说明式结束：说明生效和实施时间、适用大象和相关事项。如果通知已经用这几种方法折了全文，后面就不用写“特别通知”了。例如，《国务院办公厅关于2014年部分节假日安排的通知》(国营发明展(2013) 28号)的结束是：节假日期间，各地区、各部门要安排好值班、安全、保卫等事项，发生重大突发事件，要按照规定及时报告，妥善处置，与人民群众过平安节日。所以后面不再使用特定的结束语。

除上述几种情况外，根据文章的目的和内容要求，可以以“特别通知”结束。这种情况下通报的事项比较重要。例如，重要人事任免、机构调整、预算结算执行完成等。有时可能是因为保养。

重庆市人民政府

关于牟延林等7位同志职务任免的通知

渝府人〔2006〕24号

各区县（自治县、市）人民政府，市政府各部门：

　　经2006年8月25日市人民政府第80次常务会议决定：

　　任命

　　牟延林为重庆市教育委员会副主任（正厅局级）;

　　钟燕为重庆市教育委员会副主任;

　　张伟、李宪为重庆市监察局副局长;

　　章勇武为重庆市交通委员会副主任（试用期1年）;

　　陈流汀为重庆邮电大学校长。

　　免去

　　牟延林的重庆文理学院院长职务;

　　陈流汀的重庆市教育委员会副主任职务;

　　聂能的重庆邮电大学校长职务。

　　特此通知

　　二是“特此通知”当标注在什么位置。关于这个问题，目前学术界已经达成共识，即标注在正文结束后的下一行前面缩进两个字的位置。其他诸如居中、靠右一侧或置于发文机关名称正上方都是错误的。

　　三是“特此通知”后标点的使用问题。首先要明确的是要不要标注标点的问题。尽管这是一个不起眼的小问题，但这个问题不仅涉及公文的规范化，也涉及语言文字的规范化，所以应该也必须有一个明确的结论，以消除人们在实际工作中的困惑。笔者认为，还是加上标点比较好。理由如下：

　　一方面，可以借助现代汉语中短语和句子这两个概念加以说明。黄伯荣、廖序东主编的《现代汉语》指出，短语是语义和语法上都能搭配而没有句调的一组词，是造句的备用单位，大多数短语加上句调可以成为句子;句子是具有一个句调，能够表达出一个相对完整意思的语言单位。可见，有无句调是短语和句子的主要区别。那么，“特此通知”这个特定结束语是短语还是句子呢？如果是短语就不需要加标点，是句子自然就得加上标点。《现代汉语词典》对“结束语”的解释是：“文章或正式讲话末了带有总结性的一段话。”吴新元先生在《公文正文三要素说与公文正文格式化导论——公文写作一读通》中也将结束语明确地称为结束句：“公文中常用‘特此某某’一类结束句。”“特此通知”属于公文的结束语，这毫无疑问;同时，它又是作为句子甚至独立的段落出现，自然应该加上句末标点。

　　另一方面，可以从其他结束语之后标点的使用情况加以说明。公文中除了有许多由单一短语构成的特定结束语之外，还有不少由两个短语或分句构成的特定结束语，比如“以上请示妥否，请批示”“当否，请批复”“以上意见如无不妥，请批转……贯彻执行”“妥否，请予函复”等等。实际工作中，这些结束语后面都是加了标点的，两个短语或分句间加逗号，句末加句号。这既符合语言规范化的要求，也成为一种习惯做法，大家一般都没有异议。既然这些结束语后面可以而且应该加标点，那么“特此通知”的后面为什么不加呢？加上又有什么不好呢？难道真像有些学者说的那样加个标点就不简洁了吗？

　　在明确了“特此通知”后面要不要加标点这个问题后，还要解决加什么标点的问题。我们知道，句子分陈述句、疑问句、祈使句和感叹句，句末标点一般使用句号、问号或感叹号。“特此通知”后面使用问号显然不妥，因为它没有任何疑问的成分，因此就只能使用句号或感叹号了。而实际工作中，人们的困惑就在于使用句号还是感叹号。笔者认为，“特此通知”之意为“特别在这里通知一下”或“特地在这里加以通知”，它是不带有浓厚感情色彩的——带有浓厚的感情色彩也不符合表达的要求，所以使用句号比较适宜。实际工作中，许多单位的公文其实也是这么标的。（摘自《应用写作》）